Trouver un locataire : les questions autorisées dans la fiche de renseignements

Article L-0149 · 27.10.2026 · 7 min de lecture · Joé Christian Ewrard

Comment les bailleurs trouvent-ils des locataires adaptés ?

Une bonne sélection des locataires ne commence pas par le plus grand nombre possible de questions. Elle commence par des critères clairs. Ceux-ci doivent avoir un lien compréhensible avec le logement et le contrat de location. Il s’agit notamment de la capacité financière, de l’utilisation prévue du logement et du nombre de personnes qui y emménageront.

Définissez ces critères avant l’arrivée des premières demandes. Vous éviterez ainsi que la sympathie, l’origine, l’âge ou des impressions spontanées influencent inconsciemment la décision. Une procédure uniforme protège les deux parties : les personnes intéressées sont traitées de manière comparable et les bailleurs peuvent expliquer leur décision de façon objective.

Dans la pratique, l’incertitude apparaît souvent sous la pression du temps. Plusieurs candidats semblent convenir, les documents arrivent par différents canaux et une personne intéressée insiste pour obtenir rapidement une confirmation. Une procédure fixe est alors utile : d’abord la visite, puis la manifestation de l’intention de louer et enfin l’examen du candidat retenu. Une réservation ou un accord oral ne devrait intervenir que lorsque les informations déterminantes sont plausibles et que les conditions contractuelles ont été clarifiées.

Même une procédure de sélection très rigoureuse ne peut garantir qu’une relation locative se déroulera sans difficulté. Elle peut toutefois mieux mettre en évidence les risques et éviter qu’une décision repose sur des informations illicites ou peu pertinentes.

Quelles informations peuvent être demandées lors de la visite ?

La [Conférence des autorités fédérales et régionales de protection des données](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/OH_Einholung_von_Selbstauskuenften_Mietinteressenten_V2.pdf) distingue plusieurs phases de la mise en location. Lors d’une première visite, seules quelques données sont nécessaires. En règle générale, le nom et un moyen de contact approprié suffisent. À ce stade, il n’est normalement pas encore nécessaire de recueillir des informations détaillées sur la situation financière.

Si une personne intéressée visite seule le logement, son identité peut être vérifiée sur présentation de sa carte d’identité et cette vérification peut être consignée. Une copie de la pièce d’identité n’est pas nécessaire à cet effet et n’est pas autorisée selon les lignes directrices des autorités de protection des données. Dans le cas d’un logement subventionné, il est également permis de vérifier si l’attestation requise donnant droit à un logement est disponible.

Une erreur fréquente dans la pratique consiste à demander le questionnaire complet de renseignements personnels avant même la visite. Exiger de toutes les personnes ayant formulé une demande des justificatifs de salaire, des documents relatifs à leur solvabilité ou des avis d’imposition va généralement trop loin. La plupart de ces personnes ne loueront pas le logement et ne seront pas sérieusement prises en compte dans la sélection.

La procédure par étapes réduit la quantité de données sensibles et rend les visites plus faciles à gérer. Elle évite en outre aux bailleurs de détenir des documents qu’ils ne sont pas encore autorisés à traiter à ce stade.

Quelles questions peuvent être posées dans le questionnaire de renseignements du locataire ?

Dès qu’une personne intéressée déclare après la visite vouloir louer le logement concerné, d’autres informations nécessaires peuvent lui être demandées. Il est notamment permis de demander combien de personnes doivent emménager et s’il s’agit d’adultes ou d’enfants. Les noms et autres informations personnelles concernant les personnes qui emménagent sont en principe uniquement nécessaires si celles-ci doivent elles-mêmes devenir parties au contrat.

Il est permis de poser des questions sur la profession actuellement exercée et l’employeur actuel afin d’évaluer la situation financière. Le montant du revenu net ou celui disponible pour le loyer après déduction des charges courantes peut également être pertinent. Il suffit souvent de confirmer qu’un montant fixé pour le logement concerné est disponible. En revanche, il n’est pas permis de demander l’origine de certaines charges, telles que des obligations alimentaires ou des remboursements de prêt.

Si le loyer est intégralement pris en charge par un organisme public et directement versé au bailleur, la question sur les revenus personnels n’est pas nécessaire selon les recommandations actuelles. Un justificatif approprié de la prise en charge des coûts peut être demandé ultérieurement.

Il peut également être permis de demander si une procédure d’insolvabilité a été ouverte et n’est pas encore clôturée. Il est aussi possible, dans une mesure limitée, de demander s’il existe un titre d’expulsion pour arriérés de loyer qui reste pertinent en raison de sa date. Ces questions doivent être formulées avec précision et ne pas être étendues à une enquête générale sur les difficultés financières passées.

Il est permis de poser des questions sur les animaux domestiques nécessitant une autorisation. Il convient de distinguer les petits animaux dont la présence relève de l’usage habituel d’un logement et qui sont gardés dans des contenants fermés. L’espèce animale concernée, le logement et les dispositions contractuelles sont toujours déterminants.

Quelles questions sont expressément interdites ?

Les questions sans lien nécessaire avec le contrat de location ne sont pas autorisées. Cela concerne notamment les questions sur une grossesse, le désir d’avoir des enfants, les intentions de mariage ou la planification familiale privée. Le nombre de personnes qui doivent effectivement emménager est pertinent. La question de savoir si un couple souhaite avoir des enfants plus tard ne l’est pas.

La religion, l’origine ethnique et la nationalité ne peuvent pas non plus faire l’objet de questions générales. Les antécédents judiciaires et les procédures d’enquête en cours n’ont pas davantage leur place dans un questionnaire de renseignements destiné aux locataires. Il en va de même pour l’adhésion à un parti ou à une association de locataires. Les questions sur l’identité sexuelle, les convictions personnelles ou un handicap ne constituent pas une alternative admissible à des critères de sélection objectifs.

La [loi générale sur l’égalité de traitement](https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__19.html) protège notamment, dans le domaine du droit civil, contre les discriminations fondées sur l’origine ethnique, le sexe, la religion, le handicap, l’âge ou l’identité sexuelle. La location de logements est soumise à des particularités et à des exceptions juridiques, notamment dans certaines situations de proximité. Cela ne constitue toutefois pas un blanc-seing pour poser des questions indiscrètes ou appliquer des règles de sélection discriminatoires. Les cas douteux doivent être clarifiés avec un avocat spécialisé.

Selon les recommandations actuelles, il n’est pas non plus permis de demander depuis combien de temps dure la relation de travail. Cette information ne permet pas de déterminer de manière fiable combien de temps l’emploi se poursuivra. Les coordonnées du bailleur actuel ou précédent ne peuvent pas davantage être exigées.

Les personnes intéressées ne sont pas tenues de répondre aux questions non autorisées. Une mention générale dans le formulaire indiquant que toutes les informations sont fournies volontairement ne rend pas licite une collecte de données qui n’est pas nécessaire. Dans le cas d’un logement très demandé en particulier, il existe un déséquilibre considérable. Le consentement n’est donc pas automatiquement donné librement.

Comment les bailleurs peuvent-ils effectuer une sélection équitable et compréhensible ?

Les critères appropriés sont ceux qui s’appliquent de la même manière à tous les candidats. Vérifiez si le loyer pourra vraisemblablement être payé, si l’usage prévu est adapté au logement et si les informations sont complètes et plausibles. La sympathie personnelle peut jouer un rôle dans les relations humaines, mais elle ne doit pas masquer des suppositions discriminatoires.

Un cas typique de la pratique régionale de la mise en relation est celui d’un candidat qui travaille au Luxembourg et cherche un appartement dans l’Eifelkreis Bitburg-Prüm, à Trier-Saarburg ou près de la frontière. Un employeur étranger, un trajet transfrontalier pour se rendre au travail ou des documents présentés dans un autre format courant ne constituent pas en soi un motif objectif de refus. Ce qui compte, c’est de savoir si un justificatif de revenus approprié peut être présenté de manière compréhensible et si le logement correspond à l’usage prévu.

Dans la Vulkaneifel également, le choix peut soulever d’autres questions pratiques que dans un quartier central d’une ville. Le trajet pour se rendre au travail, la mobilité ou l’emplacement d’une maison peuvent être importants pour les candidats. Les bailleurs ne doivent toutefois pas en déduire les conditions de vie privées. La question objective est de savoir si le candidat estime que le logement convient à l’usage qu’il souhaite en faire, et non comment il doit organiser sa vie quotidienne.

Documentez les critères déterminants de manière concise et neutre. Des notes telles que « justificatif de revenus encore manquant » ou « la date d’emménagement souhaitée ne convient pas » sont plus compréhensibles que des jugements personnels. Les suppositions sensibles et les commentaires désobligeants n’ont leur place ni dans un dossier ni dans un e-mail.

Quand les justificatifs de revenus et de solvabilité peuvent-ils être exigés ?

Les justificatifs ne doivent être demandés qu’à la personne que le bailleur a concrètement choisie. Juste avant la conclusion du contrat, il est par exemple possible de présenter une fiche de salaire, un relevé bancaire approprié ou un avis d’imposition. Les informations qui ne sont pas nécessaires peuvent être masquées.

Pour un justificatif de solvabilité, c’est son contenu qui importe. Seul un justificatif contenant les informations sur la solvabilité nécessaires à la location concernée peut être demandé. La copie complète des données qu’une agence de renseignements fournit à une personne en vertu du droit relatif à la protection des données contient souvent beaucoup plus d’informations et ne peut pas être exigée selon le [modèle de formulaire de renseignements personnels de la Conférence sur la protection des données](https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/OH_Einholung_von_Selbstauskuenften_Mietinteressenten_V2_Anhang.pdf).

Une demande effectuée directement auprès d’une agence de renseignements n’est autorisée que si elle repose sur une base juridique et si l’information est nécessaire. Si un justificatif de solvabilité suffisant est déjà disponible, une demande supplémentaire n’est généralement pas justifiée. Un consentement prévu dans un formulaire ne résout pas ce problème.

Une attestation d’absence d’arriérés de loyer ne peut pas être exigée de manière impérative. Les anciens bailleurs ne sont pas tenus de délivrer une telle attestation. En faire un critère d’exclusion systématique pourrait désavantager un candidat approprié qui ne peut pas obtenir ce document malgré le paiement régulier de ses loyers.

Qu’advient-il des données des personnes dont la candidature a été refusée ?

Dès qu’il est établi qu’aucun contrat de location ne sera conclu avec un candidat et que les données ne sont plus nécessaires à la sélection, elles doivent en principe être supprimées. Cela concerne aussi bien les formulaires numériques que les e-mails, les impressions, les données d’identité et les documents relatifs à la solvabilité.

Dans certains cas, une conservation supplémentaire limitée peut être nécessaire pour se défendre contre d’éventuelles réclamations. Selon le guide de la Conférence sur la protection des données, en cas de réclamations éventuelles fondées sur le droit à l’égalité de traitement, les données doivent généralement être supprimées au plus tard après six mois, sauf si d’autres démarches sont à prévoir. La durée de conservation concrète doit être vérifiée et documentée au regard du droit relatif à la protection des données.

Une base distincte est nécessaire pour constituer un fichier de candidats. Si une personne souhaite expressément être informée d’autres logements appropriés, son consentement peut être recueilli à cet effet. Une liste noire interne recensant des candidats supposés difficiles est en principe interdite.

Pour la personne à qui le contrat de location est attribué, l’ensemble des documents de candidature ne peut pas non plus être conservé automatiquement et durablement. Tout ce qui n’est plus nécessaire à l’exécution du contrat de location doit être supprimé. En cas d’incertitude, un délégué à la protection des données ou un avocat spécialisé dans ce domaine peut vous aider.

Quelles erreurs entraînent particulièrement souvent des problèmes ?

Les formulaires standard trop détaillés sont une erreur classique. Les modèles provenant d’anciens dossiers de location ou de sources Internet inconnues contiennent souvent des questions qui ne sont aujourd’hui pas nécessaires ou qui sont posées trop tôt. Chaque modèle doit donc être adapté au logement concerné et à l’étape correspondante.

Il est également problématique de prendre une décision à l’instinct, puis de la justifier a posteriori par des raisons financières. En définissant les critères à l’avance et en les appliquant de la même manière à tous les candidats, vous agissez avec plus de clarté. Cela permet aussi de ne plus craindre de devoir choisir arbitrairement entre plusieurs personnes intéressées qui vous sont sympathiques.

Un accord donné trop rapidement est tout aussi risqué. Si les revenus, la date d’emménagement, les parties au contrat ou la prise en charge des frais ne sont pas encore clarifiés, il convient tout d’abord d’indiquer clairement quel document manque encore. Il ne s’agit pas d’une marque de méfiance, mais simplement de l’étape suivante à accomplir dans les règles.

Ce guide fournit des repères généraux et ne remplace pas un conseil juridique. La recevabilité d’une question concrète ou d’un traitement de données dépend de chaque cas particulier. En cas de doute juridique ou relatif à la protection des données, les bailleurs doivent consulter un avocat ou l’autorité compétente en matière de protection des données.

Commencez par vérifier votre formulaire de renseignements personnels et supprimez tout ce qui n’est pas nécessaire pour la visite, la sélection ou le contrat. Définissez ensuite des critères de sélection objectifs et une procédure par étapes. Si vous avez besoin d’aide pour une location concrète à Bitburg-Prüm, Trier, Trier-Saarburg, dans la Vulkaneifel ou à la frontière avec Luxemburg, vous pouvez faire examiner les documents et la procédure de sélection par un professionnel avant la publication de l’annonce du logement.

Questions fréquentes

Puis-je interroger les candidats à la location sur leurs revenus ?

Oui, s’il existe un intérêt concret pour la location et si cette information est nécessaire pour évaluer la capacité à payer le loyer. Il suffit souvent de confirmer qu’un certain montant est disponible. Si le loyer est intégralement versé directement par un organisme public, la question sur les revenus n’est généralement pas nécessaire.

Puis-je demander à une candidate si elle est enceinte ?

Non. La grossesse, le désir d’enfant et la planification familiale relèvent de la vie privée protégée et ne sont pas nécessaires à la sélection. Il est permis de demander combien de personnes emménageront effectivement dans le logement.

Puis-je exiger une attestation Schufa de chaque participant à une visite ?

Non. Un justificatif de solvabilité approprié ne peut en principe être envisagé que pour la personne intéressée retenue, juste avant la conclusion du contrat. Il n’est pas permis d’exiger une copie complète des données personnelles détenues par l’agence de renseignements au titre du droit à la protection des données.

Puis-je appeler le bailleur précédent ?

Selon les recommandations de la Conférence allemande sur la protection des données, les coordonnées des bailleurs actuels ou précédents ne peuvent pas être exigées. Une prise de contact sans fondement juridique valable poserait en outre problème au regard de la protection des données.

Une personne intéressée doit-elle répondre honnêtement à des questions non autorisées ?

Il n’est pas obligatoire de répondre aux questions non autorisées. Les conséquences éventuelles d’une réponse inexacte dans un cas concret relèvent d’une appréciation juridique au cas par cas. Demandez conseil à un avocat avant de tirer des conséquences d’une information fournie.

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Responsable de cet article : Joé Christian Ewrard — dirigeant de l’agence & agent immobilier IHK, PRIOCASA Immobilien & Finanzservice. Mise à jour : 27.10.2026. Le projet a été réalisé avec l’aide de l’intelligence artificielle, puis vérifié et approuvé avant sa publication (Transparence de l'IA). Cette annonce ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal ; en cas de questions spécifiques, veuillez consulter un notaire, un avocat ou un conseiller fiscal.

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